====== Debriefings ====== == Synonyme == * Manöverkritiksitzung * After Action Review * Post Mortem Review ===== Ziele ===== * Reflektieren und Ableiten von Erfahrungen aus Projektergebnissen und -verläufen * Sammeln und Analysieren vergangener Leistungen * Erhöhung der Transparenz von Projekten und ihrer Erfolgs- und Scheiternsbedingungen * unmittelbar aus Erfolgen und Fehlschlägen lernen * kollektiver Zugriff auf individuell gemachte Erfahrungen * Unterstützung der Lernfähigkeit des Projektteams bzw. der Organisation * Nutzbarmachung von generiertem Wissen bzw. gesammelter Erfahrungen für zukünftige Projekte; Gelerntes nutzbringend einsetzen * Vorbeugung von Wiederholungsfehlern * Steigerung der Leistungsfähigkeit und Qualität eines Teams; Optimierung der Zusammenarbeit * Identifizierung und Ausschöpfung von Verbesserungspotenzialen * Ausbau der organisationalen, kollektiven, handlungsorientierten Wissensbasis/gem. Verständnis * rasche Erfolge der Methode mit niedriger Einstiegsschwelle, bei geringem Zeitaufwand ===== Rahmenbedingungen ===== * bestenfalls direkt im Anschluss an das/die/den evaluierende Projekt, Aufgabe oder Arbeitsschritt, sonst bleibt Lerneffekt aus * zeitnahe Identifikation und Analyse von Projekterfahrungen zum Projektabschluss * kurze Workshops zum Projektende (je nach Projektgröße) möglichst außerhalb des Unternehmens halten * Workshop-Design an Projektgegebenheiten anpassen * Einladung aller am Projekt Beteiligten; insbesondere Schlüsselpersonen * einheitliches und einfaches Schema, sowie möglichst informeller Charakter * Feiern des Lernerfolges * detaillierte Sammlung von Fehlern und Erfolgen des Projektes * gemeinsame Ausarbeitung von Maßnahmen zum Transfer von Good Practice und zur Fehlervermeidung * Dokumentation der gesammelten Erfahrungen und Sicherstellung des Maßnahmen- Controllings * (Projekt-) externer Moderator * Mitarbeiter in bereits andere Projekte integrieren * Atmosphäre der Offenheit und Ehrlichkeit und der gegenseitiger Wertschätzung * Lernbereitschaft aller Beteiligten * Außerkraftsetzen von Dienstalter und Hierarchie * keine Kritik, keine Leistungsüberprüfung * regelmäßige Anwendung, in den Arbeitsalltag integriert * trotz geringem Zeitaufwand, dennoch genügend Zeitressourcen zu Verfügung (mind. 30 min) * [[methoden:gespraechstechniken:start|Gesprächstechniken]] & [[methoden:feedbacktechniken:start|Feedbacktechniken]] anwenden * bei heiklen Themen ggf. externe Begleitung * Kommunikations- und Moderationsfähigkeiten des Moderators * Kompetenz des Zusammenfassens beim Dokumentator ===== Vorgehensweise ===== 1. Vorbereitung * Benennung eines Workshop-Moderators * Erhebung der Projektrahmendaten * ggf. Interview mit dem Projektleiter * Anpassung des Workshop-Designs an Projektgegebenheiten, z.B. Erstellen einer Agenda * Publizierung der Workshop-Agenda * Vorbereitung der Moderationsmaterialien 2. Debriefing-Einstieg * Eröffnung * Klären der Erwartungen * Formulieren der Zielsetzung * Erklären der Methodik 3. Projektrückblick * Vergegenwärtigung und Dokumentation des Projektverlaufes * Analyse von Hochs und Tiefs des Projektes, z.B. anhand einer Stimmungskurve * gegenseitige Mitteilung der Sicht auf das Projekt wie auch die Gründe für Motivation und Demotivation 4. Sammeln und Bewerten von Erfahrungen * Zusammentragen positiver und negativer Projekterfahrungen durch alle Projektbeteiligten * Gemeinsame Kategorisierung der Erfahrungen mit anschließender Priorisierung * Je nach Teilnehmerzahl und Projektvoraussetzung bietet es sich an, die Projektteilnehmer in zwei Gruppen zu teilen und je eine Gruppe mit positiven oder negativen Erfahrungen zu beschäftigen. 5. Erarbeitung von Handlungsoptionen * Auf der Basis der gesammelten Erfahrungen werden negative und positive Erkenntnisse reflektiert und aus ihnen mögliche Vorgehensweisen zur Verbesserung oder Beibehaltung in einem Brainstorming entwickelt. 6. Formulieren eines Maßnahmenkatalogs * erarbeitete Handlungsoptionen werden innerhalb der Projektgruppe auf Umsetzbarkeit geprüft und zu Maßnahmen formuliert * Erstellung eines konkreten Maßnahmenplans (Was?, Wer?, Wann?) 7. Debriefing-Abschluss * Abschließend wird der Workshop hinsichtlich Zufriedenheit und Erfolg in den Kategorien „persönliche Zufriedenheit mit dem Workshop“ und „Erfolg des Debriefings“ eingeschätzt. 8. Nachbereitung des Workshops * Dokumentation des Workshops: * Management Summary: Kurzdarstellung der wichtigsten Inhalte * Projektkontext: Art des Projektes, Leistungskennzahlen, Projektplanung (Soll), Projektstand (IST), Projektziele * Rollen im Projekt: Festhalten der Projektmitglieder und ihrer Rollen im Projekt, um Ansprechpartner für Detailfragen identifizieren zu können * Maßnahmenplanung: Wer macht was bis wann? * Controlling der beschlossenen Aktionen, Zentrale Ablage * Klärung der weiteren Verwendung: z.B. Input für Management Review, Nutzung der Dokumentation während der Initiierungsphase neuer Projekte, Regelmäßige Verdichtung der erhobenen Erfahrungen zu Best Practices und Verankerung in der Organisation, usw. **Beispiel: Checklisten/Vorlagen** {{:methoden:debriefings:debriefing1.jpeg?400|}} {{:methoden:debriefings:debriefing2.jpeg?400|}} ===== Alternative Vorgehensweise ===== **1. Planung** * als letzte Aktivität im Projektplan oder unmittelbar vor Meilensteinen * Infos zu Ziel und Ablauf an Teilnehmende **2. Durchführung** * Moderator und Dokumentator festlegen //**2.1 Was hätte passieren sollen? (Erwartungen)**// * Projekt- oder Aktivitätenplan (Ziele, erwartete Ergebnisse) zeigen //**2.2 Was ist wirklich passiert? (Wahrnehmungen)**// * Zusammentragen, was tatsächlich passiert ist (Fakten; Lernpunkte und -probleme, nicht Schuldige!) //**2.3 Warum gab es Abweichungen (Soll-Ist-Vergleich)**// * Gründe für Abweichungen diskutieren, Identifikation von Erfolgs- bzw. Misserfolgsfaktoren //**2.4 Was können wir daraus lernen? (Veränderungen)**// * Sammlung konkreter Veränderungsideen **3. Maßnahmendefinition** * kurzen Maßnahmenplan aus Veränderungsideen erarbeiten * Maßnahmen sollten spezifisch definiert, direkt umsetzbar sein * Dokumentation ===== Praxisbeispiele ===== * {{ :fallstudien:cogneon.pdf |Projekt-Reviews bei der Cognen GmbH [PDF 452 KB]}} * {{ :fallstudien:mm_software.pdf |Projektschluss mit System: Review Meetings bei der M&M Software GmbH [PDF 417 KB]}} * Fail & Learn Session - "Versemmelt Frühstück" bei A1 Telekom Austria: [[https://www.youtube.com/watch?v=nJqmlMw_R_o&t=1377s]] ===== Weiterführende Informationen ===== ==== Ähnliche Methoden/Varianten/Synergieeffekte ==== ---- struct list ---- schema: methods cols: %title% filter: method=$ID$ ---- * [[methoden:benchmarking:start|Benchmarking]] * [[methoden:best_practice:start|Best Practice]] * [[methoden:feedbacktechniken:start|Feedbacktechniken]] * [[methoden:gespraechstechniken:start|Gesprächstechniken]] * [[methoden:methode_zur_wissensbewahrung:start|Methoden zur Wissensbewahrung ausscheidender Mitarbeiter]] * [[methoden:mikroartikel:start|Mikroartikel]] * [[methoden:qualitaetszirkel:start|Qualitätszirkel]] * [[methoden:storytelling:start|Storytelling]] * [[methoden:teamarbeit:start|Teamarbeit]] * [[methoden:wissensanwendungskarten:start|Wissensanwendungskarten]] ==== Literatur / Links ==== * Schnauffer, H.-G.; Stieler-Lorenz, B.; Peters, S. (2004): Wissen vernetzen. Berlin: Springer Verlag. * Kerth, N.L. (2003): Post Mortem – IT- Projekte erfolgreich auswerten. Bonn: mitp- Verlag. * Mittelmann, A. (2019). Wissensmanagement wird digital. Norderstedt: Books on Demand.