Debriefings

• Manöverkritiksitzung
• After Action Review
• Post Mortem Review

• Reflektieren und Ableiten von Erfahrungen aus Projektergebnissen und -verläufen
• Sammeln und Analysieren vergangener Leistungen
• Erhöhung der Transparenz von Projekten und ihrer Erfolgs- und Scheiternsbedingungen
• unmittelbar aus Erfolgen und Fehlschlägen lernen
• kollektiver Zugriff auf individuell gemachte Erfahrungen
• Unterstützung der Lernfähigkeit des Projektteams bzw. der Organisation
• Nutzbarmachung von generiertem Wissen bzw. gesammelter Erfahrungen für zukünftige Projekte; Gelerntes nutzbringend einsetzen
• Vorbeugung von Wiederholungsfehlern
• Steigerung der Leistungsfähigkeit und Qualität eines Teams; Optimierung der Zusammenarbeit
• Identifizierung und Ausschöpfung von Verbesserungspotenzialen
• Ausbau der organisationalen, kollektiven, handlungsorientierten Wissensbasis/gem. Verständnis
• rasche Erfolge der Methode mit niedriger Einstiegsschwelle, bei geringem Zeitaufwand

• bestenfalls direkt im Anschluss an das/die/den evaluierende Projekt, Aufgabe oder Arbeitsschritt, sonst bleibt Lerneffekt aus
• zeitnahe Identifikation und Analyse von Projekterfahrungen zum Projektabschluss
• kurze Workshops zum Projektende (je nach Projektgröße) möglichst außerhalb des Unternehmens halten
• Workshop-Design an Projektgegebenheiten anpassen
• Einladung aller am Projekt Beteiligten; insbesondere Schlüsselpersonen
• einheitliches und einfaches Schema, sowie möglichst informeller Charakter
• Feiern des Lernerfolges
• detaillierte Sammlung von Fehlern und Erfolgen des Projektes
• gemeinsame Ausarbeitung von Maßnahmen zum Transfer von Good Practice und zur Fehlervermeidung
• Dokumentation der gesammelten Erfahrungen und Sicherstellung des Maßnahmen- Controllings
• (Projekt-) externer Moderator
• Mitarbeiter in bereits andere Projekte integrieren
• Atmosphäre der Offenheit und Ehrlichkeit und der gegenseitiger Wertschätzung
• Lernbereitschaft aller Beteiligten
• Außerkraftsetzen von Dienstalter und Hierarchie
• keine Kritik, keine Leistungsüberprüfung
• regelmäßige Anwendung, in den Arbeitsalltag integriert
• trotz geringem Zeitaufwand, dennoch genügend Zeitressourcen zu Verfügung (mind. 30 min)
• Gesprächstechniken & Feedbacktechniken anwenden
• bei heiklen Themen ggf. externe Begleitung
• Kommunikations- und Moderationsfähigkeiten des Moderators
• Kompetenz des Zusammenfassens beim Dokumentator

1. Vorbereitung

• Benennung eines Workshop-Moderators
• Erhebung der Projektrahmendaten
• ggf. Interview mit dem Projektleiter
• Anpassung des Workshop-Designs an Projektgegebenheiten, z.B. Erstellen einer Agenda
• Publizierung der Workshop-Agenda
• Vorbereitung der Moderationsmaterialien

2. Debriefing-Einstieg

• Eröffnung
• Klären der Erwartungen
• Formulieren der Zielsetzung
• Erklären der Methodik

3. Projektrückblick

• Vergegenwärtigung und Dokumentation des Projektverlaufes
• Analyse von Hochs und Tiefs des Projektes, z.B. anhand einer Stimmungskurve
• gegenseitige Mitteilung der Sicht auf das Projekt wie auch die Gründe für Motivation und Demotivation

4. Sammeln und Bewerten von Erfahrungen

• Zusammentragen positiver und negativer Projekterfahrungen durch alle Projektbeteiligten
• Gemeinsame Kategorisierung der Erfahrungen mit anschließender Priorisierung
• Je nach Teilnehmerzahl und Projektvoraussetzung bietet es sich an, die Projektteilnehmer in zwei Gruppen zu teilen und je eine Gruppe mit positiven oder negativen Erfahrungen zu beschäftigen.

5. Erarbeitung von Handlungsoptionen

• Auf der Basis der gesammelten Erfahrungen werden negative und positive Erkenntnisse reflektiert und aus ihnen mögliche Vorgehensweisen zur Verbesserung oder Beibehaltung in einem Brainstorming entwickelt.

6. Formulieren eines Maßnahmenkatalogs

• erarbeitete Handlungsoptionen werden innerhalb der Projektgruppe auf Umsetzbarkeit geprüft und zu Maßnahmen formuliert
• Erstellung eines konkreten Maßnahmenplans (Was?, Wer?, Wann?)

7. Debriefing-Abschluss

• Abschließend wird der Workshop hinsichtlich Zufriedenheit und Erfolg in den Kategorien „persönliche Zufriedenheit mit dem Workshop“ und „Erfolg des Debriefings“ eingeschätzt.

8. Nachbereitung des Workshops

• Dokumentation des Workshops:
  • Management Summary: Kurzdarstellung der wichtigsten Inhalte
  • Projektkontext: Art des Projektes, Leistungskennzahlen, Projektplanung (Soll), Projektstand (IST), Projektziele
  • Rollen im Projekt: Festhalten der Projektmitglieder und ihrer Rollen im Projekt, um Ansprechpartner für Detailfragen identifizieren zu können
  • Maßnahmenplanung: Wer macht was bis wann?

• Controlling der beschlossenen Aktionen, Zentrale Ablage
  • Klärung der weiteren Verwendung: z.B. Input für Management Review, Nutzung der Dokumentation während der Initiierungsphase neuer Projekte, Regelmäßige Verdichtung der erhobenen Erfahrungen zu Best Practices und Verankerung in der Organisation, usw.

Beispiel: Checklisten/Vorlagen

1. Planung

• als letzte Aktivität im Projektplan oder unmittelbar vor Meilensteinen
• Infos zu Ziel und Ablauf an Teilnehmende

2. Durchführung

• Moderator und Dokumentator festlegen

2.1 Was hätte passieren sollen? (Erwartungen)

• Projekt- oder Aktivitätenplan (Ziele, erwartete Ergebnisse) zeigen

2.2 Was ist wirklich passiert? (Wahrnehmungen)

• Zusammentragen, was tatsächlich passiert ist (Fakten; Lernpunkte und -probleme, nicht Schuldige!)

2.3 Warum gab es Abweichungen (Soll-Ist-Vergleich)

• Gründe für Abweichungen diskutieren, Identifikation von Erfolgs- bzw. Misserfolgsfaktoren

2.4 Was können wir daraus lernen? (Veränderungen)

• Sammlung konkreter Veränderungsideen

3. Maßnahmendefinition

• kurzen Maßnahmenplan aus Veränderungsideen erarbeiten
• Maßnahmen sollten spezifisch definiert, direkt umsetzbar sein
• Dokumentation

• Projekt-Reviews bei der Cognen GmbH [PDF 452 KB]
• Projektschluss mit System: Review Meetings bei der M&M Software GmbH [PDF 417 KB]
• Fail & Learn Session - „Versemmelt Frühstück“ bei A1 Telekom Austria: https://www.youtube.com/watch?v=nJqmlMw_R_o&t=1377s

• Benchmarking
• Best Practice
• Feedbacktechniken
• Gesprächstechniken
• Methoden zur Wissensbewahrung ausscheidender Mitarbeiter
• Mikroartikel
• Qualitätszirkel
• Storytelling
• Teamarbeit
• Wissensanwendungskarten

• Schnauffer, H.-G.; Stieler-Lorenz, B.; Peters, S. (2004): Wissen vernetzen. Berlin: Springer Verlag.
• Kerth, N.L. (2003): Post Mortem – IT- Projekte erfolgreich auswerten. Bonn: mitp- Verlag.
• Mittelmann, A. (2019). Wissensmanagement wird digital. Norderstedt: Books on Demand.