Selbsterklärende Ordnerstruktur

ProWis: Wissen - Prozesse - Management

Kurzbeschreibung: 

Eine selbsterklärende Ordnerstruktur erleichtert die Ablage, die Nutzung sowie das Suchen von Dokumenten innerhalb großer, gewachsener Dateibestände, ohne teure IT- Systeme wie DMS, Suchmaschinen etc. einsetzen zu müssen.

Ziele/Nutzen: 
Ziele Nutzen
  • Vereinheitlichung der Ordnerstrukturen und Schaffung von Transparenz
  • Erleichterung der Navigation in Ordnerstrukturen
  • möglichst wenige Klicks bis zur Datei
  • Differenzierbarkeit der Dateien
  • Zeitersparnis bei der Suche nach Dateien bzw. Ordnern
  • Erleichterung bei Kopiervorgängen
  • Aussagekräftige Dateinamen, die Informationen über den Autor und die Aktualität der Datei liefern
Wichtige Rahmenbedingungen und Voraussetzungen: 

Um die Methode selbsterklärende Ordnerstruktur anwenden zu können, ist ein funktionierendes elektronisches Datenverwaltungssystem grundlegend. Alle Dateien sollten nach einem einheitlichen, logisch aufgebauten System abgelegt werden. Ziel ist es, auch Mitarbeitern die Navigation innerhalb des Dateibestandes anderer Projekte oder Abteilungen zu erleichtern. Eine einheitliche Dateibenennung ist wichtiger Bestandteil einer selbsterklärenden Ordnerstruktur. Folgende Regeln zur Benennung sind hilfreich bei der Einrichtung eines selbsterklärenden Netzwerkes:

Ordner- bzw. Dateibenennung

  • sinnvolle, kurze und prägnante Ordnerbezeichnungen wählen
  • fortlaufende Nummerierung der Ordner auf den obersten Ebenen wie auch der Ordner mit zeitlicher Abfolge mit zweistelligen Ziffern (d.h. mit führender "0")
  • Kleinschreibung plus Unterstriche, keine Umlaute und keine Sonderzeichen
  • Dateiname besteht aus drei Bestandteilen:
    • Name möglichst eindeutig und kurz
    • Namenskürzel vom Bearbeitenden
    • Erstelldatum bzw. Änderungsdatum mit einheitlichem Datumsformat (z.B. 2006_11_27)
  • Endversionen von Dokumenten haben keinen Bearbeiternamenszusatz und kein Bearbeitungsdatum im Dateinamen
  • wenn Doppelablage sinnvoll erscheint (nur bei Endversionen) mit Verknüpfungen arbeiten
Vorgehen: 
Keine Schlagwörter Volltextsuche:
  • Statische Ansätze
  • Linguistische Ansätze
  • Assoziative  Suche
Hierarchie von Schlagwörtern
  • Strukturierte Suche
  • Suche mit Entscheidungsbäumen
  • Taxonomien (Klassifikationen) / Thesauri (kontolliertes Vokabular)
Netzwerke von Schlagwörtern
  • Topic Maps
  • Ontologien 

Allgemeine Regeln für eine systematisierte Ordnerstruktur können sein:

  • Dateien/Ordner werden vorgangsbezogen abgelegt.
  • Nur wichtige Ordner befinden sich auf oberster Ebene.
  • Unterordner werden nur bei einer großen Fülle von Informationen angelegt.
  • Am Anfang des Dateinamen muss der Begriff mit dem höchsten Informationsgehalt stehen.
  • Der Dateiname sollte nur Abkürzungen enthalten, die schon vorher im Rahmen des Durchklickens als ausgeschriebenes Wort durchlaufen wurden oder allgemein bekannt sind.
  • Benennungen eines übergeordneten Ordners sollten bei Dateien innerhalb dessen nicht mehr auftauchen.
  • Um den richtigen Klick zu machen, muss die erforderliche Information auf der aktuellen Ebene vollständig verfügbar sein.
Weiterführende Informationen: 

Synonyme / Ähnliche Methoden

  • Dokumentenmanagement
  • Dokumentation

Ansprechpartner

  • Fraunhofer IFF
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