Debriefings

Vorteile/Chancen

• Ableiten von Erfahrungen aus Projektergebnissen und -verläufen
• Sammeln und Analysieren vergangener Leistungen
• Erhöhung der Transparenz von Projekten und ihrer Erfolgs- und Scheiternsbedingungen
• kollektiver Zugriff auf individuell gemachte Erfahrungen
• Unterstützung der Lernfähigkeit des Projektteams bzw. der Organisation
• Nutzbarmachung von generiertem Wissen bzw. gesammelter Erfahrungen für zukünftige Projekte
• Vorbeugung von Wiederholungsfehlern
• Steigerung der Leistungsfähigkeit und Qualität eines Teams
• Identifizierung und Ausschöpfung von Verbesserungspotenzialen

Nachteile/Risiken

• zeitlicher Aufwand
• Integrierung der Mitarbeiter in bereits andere Projekte
• Ausbleiben des Lerneffektes bei fehlender Nachbearbeitung der Maßnahmen

• zeitnahe Identifikation und Analyse von Projekterfahrungen zum Projektabschluss
• kurze Workshops zum Projektende (je nach Projektgröße) möglichst außerhalb des Unternehmens halten
• Workshop-Design an Projektgegebenheiten anpassen
• Einladung aller am Projekt Beteiligten
• einheitliches und einfaches Schema, sowie möglichst informeller Charakter
• Feiern des Lernerfolges
• detaillierte Sammlung von Fehlern und Erfolgen des Projektes
• gemeinsame Ausarbeitung von Maßnahmen zum Transfer von Good Practice und zur Fehlervermeidung
• Dokumentation der gesammelten Erfahrungen und Sicherstellung des Maßnahmen- Controllings
• (Projekt-) externer Moderator

1. Vorbereitung

• Benennung eines Workshop-Moderators
• Erhebung der Projektrahmendaten
• ggf. Interview mit dem Projektleiter
• Anpassung des Workshop-Designs an Projektgegebenheiten, z.B. Erstellen einer Agenda
• Publizierung der Workshop-Agenda
• Vorbereitung der Moderationsmaterialien

2. Debriefing-Einstieg

• Eröffnung
• Klären der Erwartungen
• Formulieren der Zielsetzung
• Erklären der Methodik

3. Projektrückblick

• Vergegenwärtigung und Dokumentation des Projektverlaufes
• Analyse von Hochs und Tiefs des Projektes, z.B. anhand einer Stimmungskurve
• gegenseitige Mitteilung der Sicht auf das Projekt wie auch die Gründe für Motivation und Demotivation

4. Sammeln und Bewerten von Erfahrungen

• Zusammentragen positiver und negativer Projekterfahrungen durch alle Projektbeteiligten
• Gemeinsame Kategorisierung der Erfahrungen mit anschließender Priorisierung
• Je nach Teilnehmerzahl und Projektvoraussetzung bietet es sich an, die Projektteilnehmer in zwei Gruppen zu teilen und je eine Gruppe mit positiven oder negativen Erfahrungen zu beschäftigen.

5. Erarbeitung von Handlungsoptionen

• Auf der Basis der gesammelten Erfahrungen werden negative und positive Erkenntnisse reflektiert und aus ihnen mögliche Vorgehensweisen zur Verbesserung oder Beibehaltung in einem Brainstorming entwickelt.

6. Formulieren eines Maßnahmenkatalogs

• erarbeitete Handlungsoptionen werden innerhalb der Projektgruppe auf Umsetzbarkeit geprüft und zu Maßnahmen formuliert
• Erstellung eines konkreten Maßnahmenplans (Was?, Wer?, Wann?)

7. Debriefing-Abschluss

• Abschließend wird der Workshop hinsichtlich Zufriedenheit und Erfolg in den Kategorien „persönliche Zufriedenheit mit dem Workshop“ und „Erfolg des Debriefings“ eingeschätzt.

8. Nachbereitung des Workshops

Dokumentation des Workshops:

• Management Summary: Kurzdarstellung der wichtigsten Inhalte
• Projektkontext: Art des Projektes, Leistungskennzahlen, Projektplanung (Soll), Projektstand (IST), Projektziele
• Rollen im Projekt: Festhalten der Projektmitglieder und ihrer Rollen im Projekt, um Ansprechpartner für Detailfragen identifizieren zu können
• Maßnahmenplanung: Wer macht was bis wann?

Controlling der beschlossenen Aktionen, Zentrale Ablage

• Klärung der weiteren Verwendung: z.B. Input für Management Review, Nutzung der Dokumentation während der Initiierungsphase neuer Projekte, Regelmäßige Verdichtung der erhobenen Erfahrungen zu Best Practices und Verankerung in der Organisation, usw.

Beispiel: Checklisten/Vorlagen

• Projekt-Reviews bei der Cognen GmbH [PDF 452 KB]
• Projektschluss mit System: Review Meetings bei der M&M Software GmbH [PDF 417 KB]

• Lessons Learned
• Post Mortem Review (Synonym)
• Post Project Appraisal
• After Action Review (Synonym)
• Manöverkritik (Synonym)
• Best Practice Konzept

• Schnauffer, H.-G.; Stieler-Lorenz, B.; Peters, S. (2004): Wissen vernetzen. Berlin: Springer Verlag.
• Kerth, N.L. (2003): Post Mortem – IT- Projekte erfolgreich auswerten. Bonn: mitp- Verlag.