Debriefings

Eigenschaften Methode/Tool
WM-Kernaktivitätenerzeugen, speichern, verteilen
TOM-ModellMensch, Organisation
Intellektuelles KapitalStrukturkapital, Humankapital
WM-GestaltungsfelderFührung, Unternehmenskultur, Personal
AnsprechpartnerStefan Voigt
KurzbeschreibungDebriefings oder Manöverkritiksitzungen sind Erfahrungssicherungsworkshops bzw. kurze Teambesprechungen unmittelbar nach Abschluss eines Projektes (o.ä.), einer Aufgabe oder einem kritischen Arbeitsschritt. Sie dienen der Reflektion, um unmittelbar aus Erfolgen und Fehlern zu lernen und die Erkenntnisse sofort für weitere Projekte, Aufgaben und Arbeitsschritte nutzbar zu machen und zählen somit zu den wissens- und erfahrungssichernde Prozessen.
Synonyme
  • Manöverkritiksitzung
  • After Action Review
  • Post Mortem Review

Ziele

  • Reflektieren und Ableiten von Erfahrungen aus Projektergebnissen und -verläufen
  • Sammeln und Analysieren vergangener Leistungen
  • Erhöhung der Transparenz von Projekten und ihrer Erfolgs- und Scheiternsbedingungen
  • unmittelbar aus Erfolgen und Fehlschlägen lernen
  • kollektiver Zugriff auf individuell gemachte Erfahrungen
  • Unterstützung der Lernfähigkeit des Projektteams bzw. der Organisation
  • Nutzbarmachung von generiertem Wissen bzw. gesammelter Erfahrungen für zukünftige Projekte; Gelerntes nutzbringend einsetzen
  • Vorbeugung von Wiederholungsfehlern
  • Steigerung der Leistungsfähigkeit und Qualität eines Teams; Optimierung der Zusammenarbeit
  • Identifizierung und Ausschöpfung von Verbesserungspotenzialen
  • Ausbau der organisationalen, kollektiven, handlungsorientierten Wissensbasis/gem. Verständnis
  • rasche Erfolge der Methode mit niedriger Einstiegsschwelle, bei geringem Zeitaufwand

Rahmenbedingungen

  • bestenfalls direkt im Anschluss an das/die/den evaluierende Projekt, Aufgabe oder Arbeitsschritt, sonst bleibt Lerneffekt aus
  • zeitnahe Identifikation und Analyse von Projekterfahrungen zum Projektabschluss
  • kurze Workshops zum Projektende (je nach Projektgröße) möglichst außerhalb des Unternehmens halten
  • Workshop-Design an Projektgegebenheiten anpassen
  • Einladung aller am Projekt Beteiligten; insbesondere Schlüsselpersonen
  • einheitliches und einfaches Schema, sowie möglichst informeller Charakter
  • Feiern des Lernerfolges
  • detaillierte Sammlung von Fehlern und Erfolgen des Projektes
  • gemeinsame Ausarbeitung von Maßnahmen zum Transfer von Good Practice und zur Fehlervermeidung
  • Dokumentation der gesammelten Erfahrungen und Sicherstellung des Maßnahmen- Controllings
  • (Projekt-) externer Moderator
  • Mitarbeiter in bereits andere Projekte integrieren
  • Atmosphäre der Offenheit und Ehrlichkeit und der gegenseitiger Wertschätzung
  • Lernbereitschaft aller Beteiligten
  • Außerkraftsetzen von Dienstalter und Hierarchie
  • keine Kritik, keine Leistungsüberprüfung
  • regelmäßige Anwendung, in den Arbeitsalltag integriert
  • trotz geringem Zeitaufwand, dennoch genügend Zeitressourcen zu Verfügung (mind. 30 min)
  • Gesprächstechniken & Feedbacktechniken anwenden
  • bei heiklen Themen ggf. externe Begleitung
  • Kommunikations- und Moderationsfähigkeiten des Moderators
  • Kompetenz des Zusammenfassens beim Dokumentator

Vorgehensweise

1. Vorbereitung

  • Benennung eines Workshop-Moderators
  • Erhebung der Projektrahmendaten
  • ggf. Interview mit dem Projektleiter
  • Anpassung des Workshop-Designs an Projektgegebenheiten, z.B. Erstellen einer Agenda
  • Publizierung der Workshop-Agenda
  • Vorbereitung der Moderationsmaterialien

2. Debriefing-Einstieg

  • Eröffnung
  • Klären der Erwartungen
  • Formulieren der Zielsetzung
  • Erklären der Methodik

3. Projektrückblick

  • Vergegenwärtigung und Dokumentation des Projektverlaufes
  • Analyse von Hochs und Tiefs des Projektes, z.B. anhand einer Stimmungskurve
  • gegenseitige Mitteilung der Sicht auf das Projekt wie auch die Gründe für Motivation und Demotivation

4. Sammeln und Bewerten von Erfahrungen

  • Zusammentragen positiver und negativer Projekterfahrungen durch alle Projektbeteiligten
  • Gemeinsame Kategorisierung der Erfahrungen mit anschließender Priorisierung
  • Je nach Teilnehmerzahl und Projektvoraussetzung bietet es sich an, die Projektteilnehmer in zwei Gruppen zu teilen und je eine Gruppe mit positiven oder negativen Erfahrungen zu beschäftigen.

5. Erarbeitung von Handlungsoptionen

  • Auf der Basis der gesammelten Erfahrungen werden negative und positive Erkenntnisse reflektiert und aus ihnen mögliche Vorgehensweisen zur Verbesserung oder Beibehaltung in einem Brainstorming entwickelt.

6. Formulieren eines Maßnahmenkatalogs

  • erarbeitete Handlungsoptionen werden innerhalb der Projektgruppe auf Umsetzbarkeit geprüft und zu Maßnahmen formuliert
  • Erstellung eines konkreten Maßnahmenplans (Was?, Wer?, Wann?)

7. Debriefing-Abschluss

  • Abschließend wird der Workshop hinsichtlich Zufriedenheit und Erfolg in den Kategorien „persönliche Zufriedenheit mit dem Workshop“ und „Erfolg des Debriefings“ eingeschätzt.

8. Nachbereitung des Workshops

  • Dokumentation des Workshops:
    • Management Summary: Kurzdarstellung der wichtigsten Inhalte
    • Projektkontext: Art des Projektes, Leistungskennzahlen, Projektplanung (Soll), Projektstand (IST), Projektziele
    • Rollen im Projekt: Festhalten der Projektmitglieder und ihrer Rollen im Projekt, um Ansprechpartner für Detailfragen identifizieren zu können
    • Maßnahmenplanung: Wer macht was bis wann?
  • Controlling der beschlossenen Aktionen, Zentrale Ablage
    • Klärung der weiteren Verwendung: z.B. Input für Management Review, Nutzung der Dokumentation während der Initiierungsphase neuer Projekte, Regelmäßige Verdichtung der erhobenen Erfahrungen zu Best Practices und Verankerung in der Organisation, usw.

Beispiel: Checklisten/Vorlagen

Alternative Vorgehensweise

1. Planung

  • als letzte Aktivität im Projektplan oder unmittelbar vor Meilensteinen
  • Infos zu Ziel und Ablauf an Teilnehmende

2. Durchführung

  • Moderator und Dokumentator festlegen

2.1 Was hätte passieren sollen? (Erwartungen)

  • Projekt- oder Aktivitätenplan (Ziele, erwartete Ergebnisse) zeigen

2.2 Was ist wirklich passiert? (Wahrnehmungen)

  • Zusammentragen, was tatsächlich passiert ist (Fakten; Lernpunkte und -probleme, nicht Schuldige!)

2.3 Warum gab es Abweichungen (Soll-Ist-Vergleich)

  • Gründe für Abweichungen diskutieren, Identifikation von Erfolgs- bzw. Misserfolgsfaktoren

2.4 Was können wir daraus lernen? (Veränderungen)

  • Sammlung konkreter Veränderungsideen

3. Maßnahmendefinition

  • kurzen Maßnahmenplan aus Veränderungsideen erarbeiten
  • Maßnahmen sollten spezifisch definiert, direkt umsetzbar sein
  • Dokumentation

Praxisbeispiele

Weiterführende Informationen

Synonyme / Ähnliche Methoden / Synergieeffekte

  • 2-5-1 Storytelling
  • Ad-hoc Manöverkritiksitzung
  • Kaskadierende Manöverkritiksitzung
  • Lessons Learned
  • Benchmarking
  • Best Practice
  • Feedbacktechniken
  • Gesprächstechniken
  • Methoden zur Wissensbewahrung ausscheidender Mitarbeiter
  • Mikroartikel
  • Qualitätszirkel
  • Storytelling
  • Teamarbeit
  • Wissensanwendungskarten
  • Schnauffer, H.-G.; Stieler-Lorenz, B.; Peters, S. (2004): Wissen vernetzen. Berlin: Springer Verlag.
  • Kerth, N.L. (2003): Post Mortem – IT- Projekte erfolgreich auswerten. Bonn: mitp- Verlag.
  • Mittelmann, A. (2019). Wissensmanagement wird digital. Norderstedt: Books on Demand.